A volte Amazon contrassegna una spedizione FBA come ricevuta con meno unità rispetto a quelle spedite. Se non rispondi in modo sistematico, queste differenze si trasformano in scorte perse, “indagini” irrisolte e potenziali rimborsi mancati. Questa pagina delinea un flusso di lavoro passo dopo passo per affrontare le unità mancanti: cosa controllare prima, quando aprire casi con Amazon e come tracciare le fasi di indagine affinché i problemi non scompaiano.

Comprendere le “unità mancanti” nella ricezione FBA

“Unità mancanti” di solito significa:

• I tuoi registri mostrano che hai spedito X unità di una SKU in una specifica spedizione FBA
• Il riepilogo di ricezione di Amazon mostra meno unità ricevute del previsto
• Lo stato della spedizione può essere “Chiuso” o “In ricezione” con discrepanze

Prima di presumere che Amazon abbia commesso un errore, devi verificare i tuoi dati, l’imballaggio e la consegna al corriere.

Passaggio 1 – Verifica i dati della tua spedizione

Inizia controllando che ciò che pensi di aver spedito corrisponda effettivamente a ciò che hai dichiarato ad Amazon e a ciò che hai imballato.

Controlla il piano di spedizione e le informazioni sul contenuto delle scatole

In Seller Central:

• Conferma l’ID della spedizione FBA e il marketplace
• Rivedi le unità previste per SKU nella spedizione
• Controlla che le informazioni sul contenuto della scatola corrispondano al tuo imballaggio (unità per scatola, per SKU)

Se i dati sul contenuto della scatola sono errati (ad esempio, 20 unità registrate ma solo 10 realmente nella scatola), le “unità mancanti” di Amazon potrebbero essere il risultato di una reale discrepanza.

Conferma le distinte di imballaggio e il conteggio dei cartoni

All’interno della tua documentazione:

• Confronta le quantità della distinta di imballaggio con il piano di spedizione FBA
• Conferma il conteggio dei cartoni (quante scatole hai effettivamente caricato)
• Controlla se alcuni cartoni sono stati esclusi all’ultimo minuto (danneggiati, lasciati indietro) senza aggiornare il piano di spedizione

Se scopri di aver spedito meno unità del previsto, adegua le tue aspettative di conseguenza e annota il motivo interno.

Passaggio 2 – Convalida la consegna al corriere

Una volta che sei sicuro che i tuoi numeri interni siano corretti, conferma che la spedizione sia stata consegnata correttamente al corriere e ad Amazon.

Prova di ritiro e consegna

Raccogli i documenti del corriere:

• Conferma di ritiro o foglio di carico in cui è registrato il conteggio dei pallet/cartoni
• BOL/CMR (Polizza di carico) con i dettagli della tua spedizione e le firme
• Prova di consegna (POD) ed eventuali note scritte presso la sede Amazon

Controlla che:

• Il numero di pallet/cartoni sui documenti corrisponda a quello che intendevi inviare
• Non ci siano commenti che indichino pallet danneggiati o mancanti all’arrivo

Se i documenti del corriere mostrano meno pallet di quelli previsti, o un pallet rifiutato/danneggiato, questo potrebbe spiegare in parte o del tutto le unità mancanti.

Integrità dei pallet e dei cartoni

Ove possibile, verifica che:

• I pallet fossero sigillati e avvolti correttamente al momento della spedizione
• Non siano stati segnalati danni o rotture evidenti all’arrivo
• Gli ID dei pallet, le etichette e gli ID di spedizione corrispondano ai tuoi registri

Se scatti abitualmente foto dei pallet durante il carico, includile nel tuo controllo interno. Questo è particolarmente utile in seguito se decidi di aprire un caso.

Passaggio 3 – Cerca le unità imballate male o lasciate indietro

Prima di contattare Amazon, assicurati che le unità mancanti non siano ancora nella tua rete. Controlla:

• Aree di stoccaggio e baie di carico per cartoni che sono stati etichettati ma mai caricati
• Altre spedizioni intorno alla stessa data nel caso in cui i cartoni siano stati assegnati all’ID di spedizione FBA sbagliato
• L’inventario nel tuo magazzino o presso il tuo 3PL (ad esempio, FLEX.) per unità disponibili inaspettate della SKU interessata

Se trovi cartoni instradati male verso un’altra spedizione o lasciati indietro, correggi i tuoi dati e decidi se creare una nuova spedizione FBA o consolidarli con quella successiva.

Passaggio 4 – Aprire un caso con Amazon

Se i tuoi controlli interni e del corriere confermano i tuoi numeri e vedi ancora unità mancanti, è il momento di aprire un caso.

Tempistiche e idoneità

Prima di aprire un caso, verifica che:

• La spedizione abbia raggiunto uno stato in cui è consentita la riconciliazione (ad esempio, “Chiuso” o dopo un periodo di ricezione definito)
• Sei ancora all’interno della finestra di reclamo di Amazon per le discrepanze in entrata

Aprire un caso troppo presto (mentre la ricezione è in corso) o troppo tardi (dopo la finestra di reclamo) riduce le possibilità di una risoluzione pulita.

Informazioni da includere nel caso

Per mantenere l’indagine efficiente, includi:

• ID della spedizione FBA e marketplace
• SKU/ASIN e le quantità che ritieni mancanti
• Breve riepilogo di ciò che hai spedito rispetto a ciò che Amazon ha registrato
• Documenti di supporto, come:
  • Distinta di imballaggio e scomposizione per scatola/pallet
  • BOL/CMR del corriere e conferma di consegna
  • Foto dei pallet/cartoni al momento del carico, con le etichette visibili
  • Eventuali registri di peso interni o scontrini di pesatura (se disponibili)

Mantieni la spiegazione breve e basata sui fatti: “Abbiamo spedito 200 unità della SKU X in questa spedizione, contenuto della scatola e distinta di imballaggio in allegato. Amazon ha ricevuto 150 unità. Si prega di indagare sulle 50 unità mancanti.”

Passaggio 5 – Tracciare le fasi dell’indagine

Una volta aperto un caso, è facile perdere il conto di quali spedizioni siano ancora in fase di revisione e quali necessitino di follow-up. Un tracciamento semplice può includere:

• Un registro condiviso o un foglio di calcolo con:
  • ID della spedizione FBA
  • Data di spedizione e di ricezione
  • Data in cui è stata identificata la discrepanza
  • ID dei casi aperti
  • Stato attuale del caso e data dell’ultima risposta
• Promemoria per il follow-up se Amazon non risponde entro i tempi stabiliti

Questo ti aiuta a vedere quali casi sono in sospeso, quali sono stati risolti (rimborso, adeguamento delle scorte o rifiuto) e dove compaiono dei modelli (specifici centri logistici FC, corrieri o SKU).

Registrazione dei risultati e dei modelli

Per ogni caso chiuso, registra:

• Risultato – rimborsato, inventario adeguato, negato
• Motivo del rifiuto (se fornito)
• Eventuali indizi sulla causa principale dalla risposta di Amazon

Nel tempo, puoi individuare delle tendenze: problemi ricorrenti con un particolare FC, determinati tipi di prodotti o metodi di imballaggio specifici. Questi modelli sono utili per migliorare la tua preparazione e documentazione per le spedizioni future.

Lavorare con un 3PL come FLEX.

Se utilizzi un 3PL come FLEX. per preparare e inviare le spedizioni FBA:

• Concorda che acquisiranno e conserveranno la documentazione per ogni carico (distinte di imballaggio, foto dei pallet, peso ove applicabile)
• Assicurati che possano fornire rapidamente delle prove quando si verifica un caso di unità mancanti
• Allineati su un processo per l’indagine interna prima di aprire casi con Amazon

Questo rende più facile assemblare un fascicolo solido e riduce il tempo impiegato per ricostruire ciò che è successo settimane dopo la partenza della spedizione.

Riepilogo

Questa pagina descrive un flusso di lavoro strutturato per gestire le situazioni in cui Amazon segnala meno unità ricevute rispetto a quelle spedite. Il processo inizia con la verifica dei tuoi dati di spedizione e dell’imballaggio, la conferma dei registri di ritiro e consegna del corriere e il controllo dei cartoni imballati male o lasciati indietro. Se la discrepanza rimane, apri un caso con Amazon utilizzando un pacchetto chiaramente documentato di dettagli della spedizione, documenti del corriere ed eventuali foto o pesi che hai. Tracciare ogni caso e il suo risultato in un semplice registro ti aiuta a gestire le indagini nel tempo e a identificare modelli che possono migliorare la precisione futura delle spedizioni in entrata FBA.