Quando si fornisce inventario a partner di vendita al dettaglio o marketplace come vendor, spedire la quantità esatta richiesta in un ordine di acquisto è fondamentale. Le eccedenze si verificano quando si spediscono più unità di quelle richieste, mentre gli ammanchi si verificano quando si spediscono meno unità del previsto. Questo articolo spiega perché si verificano queste discrepanze, come influiscono sulla tua attività e i passaggi pratici che puoi intraprendere per prevenirle e risolverle.

Comprendere le discrepanze di inventario

Le discrepanze di inventario rientrano generalmente in due categorie durante l’evasione degli ordini di acquisto. Gestirle in modo efficace richiede la comprensione di come le piattaforme di vendita al dettaglio definiscono e penalizzano questi errori.

Cos’è un’eccedenza?

Un’eccedenza significa che il magazzino ricevente ha contato più unità di un prodotto specifico rispetto a quelle approvate nell’ordine di acquisto. Ad esempio, se un ordine di acquisto richiede 100 unità di un SKU e il centro di ricezione ne conta 110, si ha un’eccedenza di 10 unità. I rivenditori in genere non pagano per le eccedenze e possono emettere chargeback per l’elaborazione extra richiesta per gestire le scorte non approvate.

Cos’è un ammanco?

Un ammanco si verifica quando il magazzino ricevente conta meno unità rispetto alla quantità elencata nell’ordine di acquisto o nell’avviso di spedizione anticipata. Se l’ordine di acquisto prevede 100 unità ma ne vengono ricevute solo 90, c’è un ammanco di 10 unità. Gli ammanchi portano spesso a detrazioni immediate sulla fattura, il che significa che il rivenditore ti pagherà semplicemente meno dell’importo fatturato.

Perché si verificano eccedenze e ammanchi

Identificare le cause profonde delle discrepanze di quantità è il primo passo per prevenirle. Gli errori possono verificarsi in più fasi del processo di evasione, dal prelievo e imballaggio iniziale fino alla banchina di ricezione finale.

Errori di magazzino e imballaggio

La causa più comune di discrepanza è l’errore umano durante la fase di evasione. Contare male gli articoli, imballare l’SKU sbagliato o non aggiornare il sistema di gestione dell’inventario può portare a discrepanze immediate tra la spedizione fisica e la documentazione.

Problemi di etichettatura e scansione

Se i codici a barre o le etichette dei cartoni sono danneggiati, mancanti o applicati alla scatola sbagliata, la struttura ricevente potrebbe non essere in grado di scansionare correttamente gli articoli. Un codice a barre stampato male potrebbe far sì che uno scanner non rilevi un articolo, con conseguente falso ammanco. Al contrario, se il codice a barre di un cartone principale viene scansionato come singola unità invece che come confezione multipla, può distorcere pesantemente il conteggio.

Danni in transito e furto

A volte le spedizioni lasciano la tua struttura corrispondendo perfettamente all’ordine di acquisto, ma le discrepanze si verificano durante il transito. Le scatole possono rompersi, gli articoli possono essere danneggiati e scartati dal corriere, oppure l’inventario può essere perso o rubato. Questi scenari si traducono quasi sempre in un ammanco alla banchina di ricezione, anche se il conteggio in uscita era perfetto.

L’impatto sul tuo account Vendor

Quando invii frequentemente quantità errate, i partner di vendita al dettaglio penalizzano il tuo account per compensare la loro interruzione operativa. Comprendere queste penalità aiuta a quantificare l’importanza di un’evasione ordini altamente accurata.

Conseguenze comuni delle discrepanze:

• Chargeback: sanzioni finanziarie applicate al tuo account per non conformità. Le eccedenze spesso incorrono in chargeback per unità perché il rivenditore deve dedicare tempo all’elaborazione o alla restituzione delle scorte non approvate.
• Detrazioni in fattura: per gli ammanchi, i rivenditori pagheranno automaticamente meno la fattura per farla corrispondere alla quantità che hanno effettivamente ricevuto.
• Metriche vendor ridotte: errori costanti abbassano la valutazione complessiva delle prestazioni del vendor. Se il tuo punteggio di conformità scende troppo, i rivenditori potrebbero ridurre il volume degli ordini o sospendere del tutto il tuo account vendor.

Come prevenire le discrepanze di quantità

Le misure preventive sono significativamente più convenienti rispetto al contrastare i chargeback o ad assorbire il costo dell’inventario perso. L’implementazione di rigorose procedure di controllo qualità nel tuo magazzino può ridurre drasticamente il tasso di errore.

Implementare il doppio conteggio

Richiedi al personale di magazzino di contare l’inventario in uscita due volte prima di sigillare il cartone. In alternativa, utilizza un sistema di verifica basato sul peso in cui la scatola imballata finale viene pesata su una bilancia calibrata. Se il peso fisico non corrisponde al peso previsto per la quantità richiesta, la scatola viene segnalata per un riconteggio manuale.

Migliorare le pratiche di etichettatura

Assicurati che ogni unità, confezione interna e cartone principale sia etichettata accuratamente secondo la guida di instradamento specifica del vendor. Usa stampanti termiche di alta qualità per evitare sbavature dei codici a barre e non posizionare mai le etichette sulle cuciture della scatola, dove potrebbero essere tagliate o distorte all’apertura della scatola.

Inviare avvisi di spedizione anticipata accurati

L’avviso di spedizione anticipata indica al magazzino ricevente esattamente cosa c’è nella spedizione in arrivo. Assicurati che questo documento corrisponda perfettamente al contenuto fisico del camion. Se un problema di inventario dell’ultimo minuto significa che non puoi evadere l’intero ordine di acquisto, aggiorna i documenti per riflettere l’ammanco prima dell’arrivo della spedizione.

Come gestire le discrepanze quando si verificano

Anche con sistemi robusti, si verificheranno discrepanze occasionali. Quando un partner di vendita al dettaglio ti notifica un’eccedenza o un ammanco, è necessaria una risposta strutturata per proteggere le tue entrate.

Investigare il reclamo

Non accettare automaticamente un chargeback o una detrazione. Incrocia il rapporto di ricezione del rivenditore con i tuoi registri interni. Controlla le tue liste di prelievo, i registri di imballaggio e la prova di consegna del corriere. Se la prova di consegna del corriere mostra che all’arrivo è stato firmato il peso o il conteggio dei pallet corretto, l’ammanco si è probabilmente verificato all’interno della struttura del rivenditore.

Presentare una contestazione

Se i tuoi registri mostrano che la quantità corretta è stata spedita e ricevuta dal corriere, apri una contestazione tramite il tuo portale vendor. Dovrai inviare la documentazione che comprova la conformità. Questa in genere include l’ordine di acquisto originale, l’avviso di spedizione anticipata, la polizza di carico e la prova di consegna firmata dal corriere.

Accettare la detrazione

Se la tua indagine interna rivela che si è effettivamente verificato un errore di imballaggio da parte tua, dovrai accettare la detrazione o il chargeback. Usa questi casi come punti dati per identificare i punti deboli operativi, aggiornare i flussi di lavoro del tuo magazzino e riqualificare il personale.

Come FLEX. supporta l’accuratezza dell’inventario

Quando si utilizza un provider di logistica di terze parti (3PL), l’elaborazione di ordini ad alto volume richiede una stretta aderenza alle guide di instradamento del vendor. FLEX. utilizza sistemi di gestione del magazzino avanzati e procedure di imballaggio standardizzate per mantenere la conformità sugli ordini in uscita.

Per le spedizioni dei vendor, FLEX. può implementare processi di verifica a più fasi, tra cui la scansione dei codici a barre e i controlli del peso, per garantire che le spedizioni in uscita corrispondano perfettamente ai relativi ordini di acquisto. Se è richiesta un’etichettatura o un lavoro di preparazione prima della spedizione a un partner di vendita al dettaglio, FLEX. può gestire la rietichettatura e il reimballaggio su larga scala. Inoltre, mantenendo registri elettronici precisi di tutte le spedizioni in uscita, FLEX. fornisce la documentazione necessaria per supportarti se hai bisogno di contestare un reclamo di ammanco non valido.

Riepilogo

Le eccedenze e gli ammanchi sono discrepanze di inventario che si verificano quando la quantità di merci spedite non corrisponde all’ordine di acquisto approvato. Le eccedenze si traducono in un inventario in eccesso e non approvato alla banchina di ricezione, mentre gli ammanchi significano che il rivenditore non ha ricevuto il volume previsto. Entrambi gli scenari possono portare a costosi chargeback, detrazioni in fattura e metriche delle prestazioni del vendor inferiori.

Un venditore che agisce come vendor deve dare priorità a un rigoroso controllo di qualità per evitare questi problemi. L’implementazione del doppio conteggio, la garanzia di un’etichettatura impeccabile dei codici a barre e l’invio di avvisi di spedizione anticipata altamente accurati sono modi efficaci per prevenire le discrepanze prima ancora che le merci lascino il magazzino.

Quando si riceve una notifica di ammanco o eccedenza, la chiave è indagare tempestivamente. Incrociando i registri di imballaggio interni e le ricevute di consegna del corriere, è possibile determinare se l’errore si è verificato nella propria struttura, in transito o alla banchina di ricezione, consentendo di contestare efficacemente i chargeback non validi e proteggere i propri margini.