Lors de l’approvisionnement des partenaires commerciaux ou des places de marché en tant que fournisseur, il est essentiel d’expédier la quantité exacte demandée sur un bon de commande. Les excédents se produisent lorsque vous expédiez plus d’unités que demandé, tandis que les déficits surviennent lorsque vous expédiez moins d’unités que prévu. Cet article explique pourquoi ces écarts se produisent, comment ils impactent votre entreprise, et les mesures pratiques que vous pouvez prendre pour les prévenir et les résoudre.

Comprendre les Écarts de Stocks

Les écarts de stocks relèvent généralement de deux catégories lors de l’exécution des bons de commande. Les gérer efficacement nécessite de comprendre comment les plateformes de vente au détail définissent et pénalisent ces erreurs.

Qu’est-ce qu’un Excédent ?

Un excédent signifie que l’entrepôt de réception a compté plus d’unités d’un produit spécifique que ce qui a été approuvé sur le bon de commande. Par exemple, si un bon de commande exige 100 unités d’un SKU et que le centre de réception en compte 110, vous avez un excédent de 10 unités. Les détaillants ne paient généralement pas pour les excédents et peuvent émettre des rétrofacturations pour le traitement supplémentaire requis afin de gérer le stock non approuvé.

Qu’est-ce qu’un Déficit ?

Un déficit se produit lorsque l’entrepôt de réception compte moins d’unités que la quantité indiquée sur le bon de commande ou l’avis d’expédition préalable. Si le bon de commande prévoit 100 unités mais que seulement 90 sont reçues, il y a un déficit de 10 unités. Les déficits entraînent souvent des déductions immédiates sur facture, ce qui signifie que le détaillant vous paiera simplement moins que le montant facturé.

Pourquoi les Excédents et les Déficits se Produisent

Identifier les causes profondes des écarts de quantité est la première étape pour les prévenir. Des erreurs peuvent se produire à plusieurs étapes du processus d’exécution, de la préparation et de l’emballage initiaux jusqu’au quai de réception final.

Erreurs d’Entrepôt et d’Emballage

La cause la plus courante d’écart est l’erreur humaine au stade de la préparation de commandes. Un mauvais comptage des articles, l’emballage du mauvais SKU ou le fait de ne pas mettre à jour le système de gestion des stocks peuvent entraîner des inadéquations immédiates entre l’expédition physique et les documents.

Problèmes d’Étiquetage et de Numérisation

Si les codes-barres ou les étiquettes de cartons sont endommagés, manquants ou appliqués sur la mauvaise boîte, le centre de réception peut ne pas être en mesure de numériser correctement les articles. Un code-barres mal imprimé peut faire en sorte qu’un lecteur manque un article, entraînant un faux déficit. À l’inverse, si un code-barres de carton principal est scanné comme une seule unité au lieu d’un lot, cela peut fortement fausser le compte.

Dommages en Transit et Vol

Parfois, les expéditions quittent votre installation en parfaite adéquation avec le bon de commande, mais des écarts se produisent pendant le transport. Les boîtes peuvent s’ouvrir, les articles peuvent être endommagés et jetés par le transporteur, ou le stock peut être perdu ou volé. Ces scénarios entraînent presque toujours un déficit au quai de réception, même si votre comptage de départ était parfait.

L’Impact sur Votre Compte Fournisseur

Lorsque vous envoyez fréquemment des quantités incorrectes, les partenaires commerciaux pénalisent votre compte pour compenser leurs perturbations opérationnelles. Comprendre ces pénalités permet de quantifier l’importance d’une exécution de commandes extrêmement précise. Conséquences courantes des écarts :

• Rétrofacturations : Pénalités financières appliquées à votre compte pour non-conformité. Les excédents entraînent souvent des rétrofacturations par unité car le détaillant doit passer du temps à traiter ou à retourner le stock non approuvé.
• Déductions sur facture : Pour les déficits, les détaillants réduiront automatiquement le paiement de votre facture pour correspondre à la quantité qu’ils ont réellement reçue.
• Baisse des indicateurs de performance fournisseur : Des erreurs constantes diminuent votre note globale de performance en tant que fournisseur. Si votre score de conformité chute trop bas, les détaillants peuvent réduire leur volume de commandes ou suspendre entièrement votre compte fournisseur.

Comment Prévenir les Écarts de Quantité

Les mesures préventives sont nettement plus rentables que de contester des rétrofacturations ou d’absorber le coût des stocks perdus. La mise en œuvre de procédures strictes de contrôle de qualité dans votre entrepôt peut réduire considérablement votre taux d’erreur.

Mettre en Œuvre le Double Comptage

Exigez du personnel de l’entrepôt qu’il compte deux fois le stock sortant avant de sceller le carton. Alternativement, utilisez un système de vérification basé sur le poids où la boîte emballée finale est pesée sur une balance étalonnée. Si le poids physique ne correspond pas au poids attendu de la quantité demandée, la boîte est signalée pour un recomptage manuel.

Améliorer les Pratiques d’Étiquetage

Assurez-vous que chaque unité, emballage intérieur et carton principal est étiqueté avec précision selon le guide d’acheminement spécifique du fournisseur. Utilisez des imprimantes thermiques de haute qualité pour éviter que les codes-barres ne bavent, et ne placez jamais les étiquettes sur les coutures des boîtes où elles pourraient être coupées ou déformées lors de l’ouverture de la boîte.

Soumettre des Avis d’Expédition Préalables Précis

L’avis d’expédition préalable indique à l’entrepôt de réception exactement ce qui se trouve dans l’expédition entrante. Assurez-vous que ce document correspond parfaitement au contenu physique du camion. Si un problème d’inventaire de dernière minute signifie que vous ne pouvez pas honorer l’intégralité du bon de commande, mettez à jour les documents pour refléter le déficit avant que l’expédition n’arrive.

Comment Gérer les Écarts Lorsqu’ils se Produisent

Même avec des systèmes robustes, des écarts occasionnels se produiront. Lorsqu’un partenaire commercial vous signale un excédent ou un déficit, une réponse structurée est nécessaire pour protéger vos revenus.

Enquêter sur la Réclamation

N’acceptez pas automatiquement une rétrofacturation ou une déduction. Recoupez le rapport de réception du détaillant avec vos registres internes. Vérifiez vos bons de préparation, vos journaux d’emballage et la preuve de livraison du transporteur. Si la preuve de livraison du transporteur montre que le poids correct ou le bon nombre de palettes a été signé à l’arrivée, le déficit s’est probablement produit à l’intérieur des installations du détaillant.

Déposer une Contestation

Si vos registres montrent que la quantité correcte a été expédiée et reçue par le transporteur, ouvrez un litige via votre portail fournisseur. Vous devrez soumettre des documents prouvant votre conformité. Cela comprend généralement le bon de commande original, l’avis d’expédition préalable, le connaissement et la preuve de livraison signée du transporteur.

Accepter la Déduction

Si votre enquête interne révèle qu’une erreur d’emballage s’est bien produite de votre côté, vous devrez accepter la déduction ou la rétrofacturation. Utilisez ces cas comme points de données pour identifier les points faibles opérationnels, mettre à jour les flux de travail de votre entrepôt et recycler le personnel.

Comment FLEX. Soutient la Précision des Stocks

Lors de l’utilisation d’un prestataire 3PL, le traitement de commandes en grand volume nécessite le strict respect des guides d’acheminement des fournisseurs. FLEX. utilise des systèmes avancés de gestion d’entrepôt et des procédures d’emballage standardisées pour maintenir la conformité sur les commandes sortantes. Pour les expéditions de fournisseurs, FLEX. peut mettre en œuvre des processus de vérification en plusieurs étapes, notamment la lecture de codes-barres et les contrôles de poids, pour garantir que les expéditions sortantes correspondent parfaitement aux bons de commande correspondants. Si un étiquetage ou un travail de préparation est requis avant l’expédition à un partenaire commercial, FLEX. peut gérer le réétiquetage et le reconditionnement à grande échelle. De plus, en conservant des journaux électroniques précis de toutes les expéditions sortantes, FLEX. fournit la documentation nécessaire pour vous soutenir si vous devez contester une réclamation de déficit non valide.

Résumé

Les excédents et les déficits sont des écarts de stocks qui se produisent lorsque la quantité de marchandises expédiées ne correspond pas au bon de commande approuvé. Les excédents entraînent des stocks excédentaires non approuvés sur le quai de réception, tandis que les déficits signifient que le détaillant n’a pas reçu le volume attendu. Les deux scénarios peuvent entraîner des rétrofacturations coûteuses, des déductions sur facture et une baisse des indicateurs de performance des fournisseurs. Un vendeur agissant en tant que fournisseur doit donner la priorité à un contrôle qualité strict pour éviter ces problèmes. La mise en œuvre d’un double comptage, la garantie d’un étiquetage par code-barres impeccable et l’envoi d’avis d’expédition préalables très précis sont des moyens efficaces de prévenir les écarts avant même que les marchandises ne quittent l’entrepôt. Lorsqu’une notification de déficit ou d’excédent est reçue, la clé est d’enquêter rapidement. En recoupant les registres d’emballage internes et les reçus de livraison du transporteur, vous pouvez déterminer si l’erreur s’est produite dans votre établissement, en transit ou au quai de réception, ce qui vous permet de contester efficacement les rétrofacturations non valides et de protéger vos marges.