Une demande d’acheminement de fournisseur Amazon (Amazon Vendor Routing Request) est une notification formelle envoyée par un fournisseur 1P (première partie) à Amazon pour signaler qu’un bon de commande est emballé, étiqueté et prêt à être collecté. Ce processus est une étape cruciale pour les entreprises opérant sous le modèle Amazon Vendor Central, où Amazon agit en tant que détaillant et le vendeur en tant que fournisseur en gros. Gérer correctement ces demandes garantit que les expéditions sont récupérées à temps et aide à éviter les pénalités financières associées à la non-conformité logistique.

Le Rôle des Demandes d’Acheminement dans Vendor Central

Dans le modèle 1P, Amazon gère généralement le transport du fret depuis l’entrepôt du fournisseur ou du 3PL jusqu’au centre de distribution d’Amazon. Contrairement au modèle 3P (tierce partie) où les vendeurs choisissent souvent leurs propres transporteurs, les fournisseurs doivent travailler au sein du réseau de transport géré par Amazon. La demande d’acheminement sert de pont entre la préparation physique des marchandises par le fournisseur et la planification du transport par Amazon.

Lorsqu’un fournisseur soumet une demande d’acheminement, il fournit essentiellement à l’équipe de transport d’Amazon les données nécessaires pour attribuer un transporteur et une fenêtre de ramassage. Ces données comprennent le poids total, le nombre de palettes, les dimensions et le lieu de ramassage spécifique. Sans une demande d’acheminement confirmée et réussie, aucun transporteur ne sera envoyé, et le fournisseur risque de manquer la fenêtre d’expédition définie dans le bon de commande original.

Quand Soumettre une Demande d’Acheminement

Le timing est l’un des facteurs les plus importants dans le processus d’acheminement. Amazon s’attend à ce que les fournisseurs soumettent leurs demandes d’acheminement dans des fenêtres spécifiques pour donner à ses algorithmes de transport suffisamment de temps pour consolider les chargements et assigner les chauffeurs. Une soumission trop précoce ou trop tardive peut entraîner des « Rétrofacturations » (Chargebacks), qui sont des frais qu’Amazon déduit du paiement du fournisseur pour non-respect des directives opérationnelles.

Fenêtres de Soumission Standard

En général, une demande d’acheminement doit être soumise au moins 24 à 48 heures avant la date de ramassage prévue, bien que cela puisse varier en fonction de l’accord spécifique du fournisseur et de la région géographique. Les fournisseurs doivent se référer à leur Manuel du Fournisseur pour connaître les délais d’exécution exacts requis. Dans la pratique, soumettre la demande dès que le poids et les dimensions finaux de la commande emballée sont connus est l’approche la plus sûre pour s’assurer que l’expédition reste conforme à la « Fenêtre d’Expédition » indiquée sur le bon de commande.

Préparation pour la Collecte

Une demande d’acheminement ne doit être soumise que lorsque les stocks sont véritablement prêts à être ramassés. Une fois la demande envoyée, le système d’Amazon suppose que les marchandises sont préparées et étiquetées. Si un transporteur arrive et que l’expédition n’est pas prête, le fournisseur peut se voir imposer des frais de « Véhicule en Attente » ou une rétrofacturation pour « Non-Présentation ». Par conséquent, la préparation physique des palettes doit correspondre étroitement à la soumission numérique dans Vendor Central.

Comment le Processus d’Acheminement Fonctionne en Pratique

Le processus commence lorsqu’un fournisseur accepte un bon de commande (PO) et termine le processus d’emballage. Une fois les articles mis en boîte et palettisés, le fournisseur se connecte au portail Vendor Central pour fournir les détails finaux d’expédition. Cette transition de la « Gestion des Commandes » à la « Gestion des Expéditions » est l’endroit où la demande d’acheminement a lieu.

Après la soumission de la demande, celle-ci passe au statut « En attente ». Le système de gestion des transports d’Amazon évalue alors l’expédition et l’attribue à un transporteur spécifique. Ce transporteur peut être un camion de marque Amazon ou un partenaire tiers comme UPS, FedEx, ou un fournisseur régional LTL (chargement partiel). Une fois qu’un transporteur est assigné, le statut dans Vendor Central passe à « Acheminé », et le fournisseur reçoit un Connaissement (BOL – Bill of Lading) ou une heure de rendez-vous pour le ramassage.

Acheminement pour les Petits Colis vs. LTL

Le processus d’acheminement diffère légèrement en fonction de la taille de l’expédition. Les expéditions de petits colis (boîtes individuelles) suivent souvent un chemin d’acheminement plus automatisé, permettant parfois une génération immédiate des étiquettes. Cependant, pour les expéditions LTL ou FTL (chargement complet), la demande d’acheminement est obligatoire pour déclencher l’affectation manuelle d’un transporteur de fret. Pour ces expéditions plus importantes, il est essentiel de fournir un nombre précis de palettes, car le transporteur arrivera avec une quantité spécifique d’espace réservé dans sa remorque.

Étape par Étape : Comment Soumettre une Demande d’Acheminement

Pour acheminer avec succès une expédition, un fournisseur doit suivre une séquence spécifique dans le tableau de bord Vendor Central. La précision lors de ces étapes est vitale pour éviter les divergences qui entraînent des retards de réception au centre de distribution.

Saisie des Détails de l’Expédition

La première étape consiste à naviguer vers l’onglet « Commandes » et à sélectionner « Expéditions ». À partir de là, le fournisseur sélectionne les bons de commande qu’il a l’intention d’expédier. Le système demandera l’adresse « Expédier de ». Si le fournisseur utilise un 3PL, cette adresse doit être l’emplacement de l’entrepôt du 3PL. Le fournisseur saisit ensuite le nombre total de cartons, le poids total et le nombre total de palettes.

Confirmation de la Date de Prêt à Expédier

Le fournisseur doit sélectionner une « Date de disponibilité ». Il s’agit de la date à laquelle l’inventaire sera sur le quai, prêt pour un chauffeur. Il est important de tenir compte des heures d’ouverture de l’entrepôt ; si un entrepôt ferme à 16h00, l’expédition doit être prête bien avant cette heure. Après avoir soumis ces détails, le fournisseur clique sur « Soumettre la Demande d’Acheminement ».

Suivi du Statut d’Acheminement

Après la soumission, le fournisseur doit surveiller la page « Expéditions » pour les mises à jour. Une fois qu’Amazon assigne un transporteur, le statut changera en « Transporteur Assigné » ou « Acheminé ». À ce stade, le fournisseur peut télécharger le BOL généré par Amazon. Ce document doit être imprimé et remis au chauffeur lors du ramassage. Sans ce BOL spécifique, l’expédition peut être rejetée à son arrivée au centre de distribution Amazon.

Problèmes Courants et Comment les Éviter

Même les fournisseurs expérimentés rencontrent des problèmes avec les demandes d’acheminement. La plupart des problèmes découlent d’inexactitudes dans les données ou d’erreurs de timing. Comprendre ces pièges peut aider un fournisseur à maintenir un score élevé d’« Excellence Opérationnelle » dans le système Amazon.

Poids et Dimensions Inexacts

L’une des causes les plus fréquentes de rétrofacturation est une divergence entre la demande d’acheminement et l’expédition réelle. Si un fournisseur demande un acheminement pour cinq palettes mais n’en présente que quatre au chauffeur, Amazon peut imposer des frais pour « Informations d’Acheminement Inexactes ». Pour éviter cela, les fournisseurs ne doivent soumettre la demande qu’une fois les palettes construites et filmées, en s’assurant que les mesures sont précises.

Manquer la Fenêtre d’Expédition

Chaque bon de commande a une « Fenêtre d’Expédition » ou une date « Doit Arriver Avant ». Si la demande d’acheminement est soumise trop tard dans la fenêtre, Amazon pourrait ne pas être en mesure d’assigner un transporteur avant l’expiration de la fenêtre. Pour éviter cela, les fournisseurs doivent s’efforcer de soumettre l’acheminement dès le premier ou le deuxième jour de la fenêtre d’expédition. Si un retard est inévitable, il est souvent préférable de demander une extension du bon de commande (PO) via Vendor Central avant la fermeture de la fenêtre, bien que cela ne soit pas toujours accordé.

Comment FLEX. s’Intègre dans ce Processus

Pour les fournisseurs qui ne gèrent pas leur propre entrepôt, un 3PL comme FLEX. peut gérer l’ensemble de la partie physique et administrative du processus d’acheminement. FLEX. peut recevoir l’inventaire en vrac, le stocker, puis préparer et emballer les bons de commande individuels selon les normes 1P strictes d’Amazon.

Lorsqu’un fournisseur reçoit un PO, FLEX. peut préparer les palettes et fournir au fournisseur les poids et dimensions exacts nécessaires pour la demande d’acheminement. Alternativement, si le fournisseur donne l’accès nécessaire, FLEX. peut se connecter au portail de gestion des expéditions pour soumettre la demande d’acheminement au nom du fournisseur. Parce que FLEX. est familier avec les exigences pour les BOL d’Amazon et l’étiquetage des palettes (comme les étiquettes SSCC), le risque de rétrofacturations pour non-conformité est considérablement réduit.

Résumé

Une Demande d’Acheminement de Fournisseur Amazon est le processus obligatoire par lequel les fournisseurs 1P informent Amazon qu’une expédition est prête à être ramassée. Cela implique de fournir des données précises concernant la taille de l’expédition, le poids et le lieu de ramassage via Vendor Central. Cette demande permet à Amazon de coordonner la logistique du fret et d’assigner un transporteur pour collecter les marchandises chez le fournisseur ou son 3PL.

Les vendeurs doivent utiliser ce processus pour chaque commande en gros gérée sous la plateforme Vendor Central, en s’assurant de soumettre la demande dans les fenêtres de délais d’exécution requises. La saisie de données précise et la soumission en temps opportun sont les moyens les plus efficaces d’éviter les rétrofacturations d’Amazon et de s’assurer que l’inventaire atteint les centres de distribution sans délai. Garder la préparation physique des marchandises en synchronisation avec le statut numérique d’acheminement est la clé d’une opération logistique 1P réussie.