Wenn man als Vendor Lagerbestand an Handelspartner oder Marktplätze liefert, ist der Versand der auf der Bestellung (Purchase Order) angeforderten genauen Menge entscheidend. Überbestände (Overages) treten auf, wenn Sie mehr Einheiten als angefordert versenden, während Fehlbestände (Shortages) entstehen, wenn Sie weniger Einheiten als erwartet versenden. Dieser Artikel erklärt, warum diese Abweichungen auftreten, wie sie sich auf Ihr Unternehmen auswirken und welche praktischen Schritte Sie unternehmen können, um sie zu verhindern und zu beheben.

Bestandsabweichungen verstehen

Bestandsabweichungen bei der Erfüllung von Bestellungen fallen im Allgemeinen in zwei Kategorien. Um diese effektiv zu verwalten, muss man verstehen, wie Handelsplattformen diese Fehler definieren und ahnden.

Was ist ein Überbestand?

Ein Überbestand bedeutet, dass das empfangende Lager mehr Einheiten eines bestimmten Produkts gezählt hat, als auf der Bestellung genehmigt waren. Wenn beispielsweise eine Bestellung 100 Einheiten einer SKU erfordert und das Empfangszentrum 110 zählt, haben Sie einen Überbestand von 10 Einheiten. Einzelhändler bezahlen in der Regel nicht für Überbestände und können Rückbelastungen (Chargebacks) für den zusätzlichen Bearbeitungsaufwand zur Handhabung nicht genehmigter Ware ausstellen.

Was ist ein Fehlbestand?

Ein Fehlbestand tritt auf, wenn das empfangende Lager weniger Einheiten zählt als die auf der Bestellung oder der Vorab-Versandbenachrichtigung (Advance Shipping Notice) angegebene Menge. Wenn die Bestellung 100 Einheiten erwartet, aber nur 90 empfangen werden, besteht ein Fehlbestand von 10 Einheiten. Fehlbestände führen oft zu sofortigen Rechnungsabzügen, was bedeutet, dass der Einzelhändler Ihnen einfach weniger als Ihren Rechnungsbetrag auszahlt.

Warum Über- und Fehlbestände auftreten

Die Identifizierung der Ursachen von Mengenabweichungen ist der erste Schritt zu deren Vermeidung. Fehler können in mehreren Phasen des Fulfillment-Prozesses auftreten, vom anfänglichen Pick-and-Pack bis hin zur finalen Warenannahme.

Lager- und Verpackungsfehler

Die häufigste Ursache für Abweichungen ist menschliches Versagen während der Fulfillment-Phase. Das falsche Zählen von Artikeln, das Verpacken der falschen SKU oder das Versäumnis, das Bestandsverwaltungssystem zu aktualisieren, können zu sofortigen Diskrepanzen zwischen der physischen Sendung und den Papieren führen.

Etikettierungs- und Scanprobleme

Wenn Barcodes oder Kartonetiketten beschädigt sind, fehlen oder auf dem falschen Karton angebracht sind, kann die Empfangsanlage die Artikel möglicherweise nicht korrekt scannen. Ein schlecht gedruckter Barcode kann dazu führen, dass ein Scanner einen Artikel übersieht, was zu einem falschen Fehlbestand führt. Wenn umgekehrt der Barcode eines Umkartons als einzelne Einheit anstatt als Multipack gescannt wird, kann dies die Zählung stark verfälschen.

Transportschäden und Diebstahl

Manchmal verlassen Sendungen Ihre Einrichtung in perfekter Übereinstimmung mit der Bestellung, aber Diskrepanzen treten während des Transports auf. Kartons können aufbrechen, Artikel können beschädigt und vom Spediteur entsorgt werden, oder der Bestand kann verloren gehen oder gestohlen werden. Diese Szenarien führen fast immer zu einem Fehlbestand an der Warenannahme, selbst wenn Ihre ausgehende Zählung perfekt war.

Die Auswirkungen auf Ihr Vendor-Konto

Wenn Sie häufig falsche Mengen senden, bestrafen Handelspartner Ihr Konto, um ihre betrieblichen Störungen auszugleichen. Das Verständnis dieser Strafen hilft dabei, die Bedeutung eines hochpräzisen Fulfillments zu quantifizieren. Häufige Folgen von Abweichungen:

• Rückbelastungen (Chargebacks): Finanzielle Strafen, die Ihrem Konto wegen Nichteinhaltung belastet werden. Überbestände verursachen oft Rückbelastungen pro Einheit, da der Einzelhändler Zeit aufwenden muss, um nicht genehmigte Ware zu bearbeiten oder zurückzusenden.
• Rechnungsabzüge: Bei Fehlbeständen kürzen Einzelhändler automatisch Ihre Rechnung, um sie an die tatsächlich erhaltene Menge anzupassen.
• Reduzierte Vendor-Kennzahlen: Beständige Fehler senken Ihre allgemeine Vendor-Leistungsbewertung. Wenn Ihr Compliance-Wert zu stark sinkt, können Einzelhändler ihr Bestellvolumen reduzieren oder Ihr Vendor-Konto vollständig sperren.

Wie man Mengenabweichungen verhindert

Präventive Maßnahmen sind wesentlich kosteneffizienter, als Rückbelastungen anzufechten oder die Kosten für verlorenen Bestand zu tragen. Die Implementierung strenger Qualitätskontrollverfahren in Ihrem Lager kann Ihre Fehlerquote deutlich senken.

Doppelte Zählung implementieren

Verpflichten Sie das Lagerpersonal, den ausgehenden Bestand zweimal zu zählen, bevor der Karton verschlossen wird. Alternativ können Sie ein gewichtsbasiertes Verifizierungssystem verwenden, bei dem der fertig gepackte Karton auf einer kalibrierten Waage gewogen wird. Wenn das physische Gewicht nicht mit dem erwarteten Gewicht der angeforderten Menge übereinstimmt, wird der Karton für eine manuelle Nachzählung markiert.

Etikettierungspraktiken verbessern

Stellen Sie sicher, dass jede Einheit, jede Innenverpackung und jeder Umkarton gemäß den spezifischen Routing-Vorgaben des Vendors genau gekennzeichnet ist. Verwenden Sie hochwertige Thermodrucker, um ein Verwischen der Barcodes zu verhindern, und platzieren Sie Etiketten niemals über Kartonnähten, wo sie beim Öffnen des Kartons durchschnitten oder verzerrt werden könnten.

Genaue Vorab-Versandbenachrichtigungen einreichen

Die Vorab-Versandbenachrichtigung teilt dem empfangenden Lager genau mit, was sich in der eingehenden Sendung befindet. Stellen Sie sicher, dass dieses Dokument perfekt mit dem physischen Inhalt des LKWs übereinstimmt. Wenn ein in letzter Minute auftretendes Bestandsproblem bedeutet, dass Sie die Bestellung nicht vollständig erfüllen können, aktualisieren Sie die Papiere, um den Fehlbestand widerzuspiegeln, bevor die Sendung eintrifft.

Umgang mit auftretenden Abweichungen

Selbst mit robusten Systemen treten gelegentlich Diskrepanzen auf. Wenn ein Handelspartner Sie über einen Über- oder Fehlbestand informiert, ist eine strukturierte Reaktion erforderlich, um Ihre Einnahmen zu schützen.

Untersuchung der Reklamation

Akzeptieren Sie eine Rückbelastung oder einen Abzug nicht automatisch. Gleichen Sie den Wareneingangsbericht des Einzelhändlers mit Ihren internen Aufzeichnungen ab. Überprüfen Sie Ihre Picklisten, Verpackungsprotokolle und den Abliefernachweis des Spediteurs. Wenn der Abliefernachweis des Spediteurs zeigt, dass bei der Ankunft das korrekte Gewicht oder die korrekte Palettenanzahl quittiert wurde, ist der Fehlbestand wahrscheinlich innerhalb der Einrichtung des Einzelhändlers aufgetreten.

Einen Einspruch einlegen

Wenn Ihre Aufzeichnungen belegen, dass die richtige Menge versendet und vom Spediteur entgegengenommen wurde, eröffnen Sie einen Einspruch über Ihr Vendor-Portal. Sie müssen Unterlagen einreichen, die die Einhaltung der Vorschriften belegen. Dazu gehören in der Regel die ursprüngliche Bestellung, die Vorab-Versandbenachrichtigung, der Frachtbrief und der unterzeichnete Abliefernachweis des Spediteurs.

Den Abzug akzeptieren

Wenn Ihre interne Untersuchung ergibt, dass tatsächlich ein Verpackungsfehler auf Ihrer Seite aufgetreten ist, müssen Sie den Abzug oder die Rückbelastung akzeptieren. Nutzen Sie diese Fälle als Datenpunkte, um betriebliche Schwachstellen zu identifizieren, Ihre Lagerabläufe zu aktualisieren und Mitarbeiter nachzuschulen.

Wie FLEX. die Bestandsgenauigkeit unterstützt

Bei der Nutzung eines 3PL-Anbieters erfordert die Verarbeitung von Bestellungen in großen Mengen die strikte Einhaltung der Vendor-Routing-Vorgaben. FLEX. nutzt fortschrittliche Lagerverwaltungssysteme und standardisierte Verpackungsverfahren, um die Compliance bei ausgehenden Bestellungen aufrechtzuerhalten. Bei Vendor-Sendungen kann FLEX. mehrstufige Verifizierungsprozesse implementieren, einschließlich Barcode-Scannen und Gewichtskontrollen, um sicherzustellen, dass ausgehende Sendungen perfekt mit den entsprechenden Bestellungen übereinstimmen. Wenn vor dem Versand an einen Handelspartner Etikettierungs- oder Vorbereitungsarbeiten erforderlich sind, kann FLEX. die Neuetikettierung und Umverpackung in großem Maßstab übernehmen. Durch die Führung präziser elektronischer Protokolle aller ausgehenden Sendungen stellt FLEX. darüber hinaus die erforderliche Dokumentation zur Verfügung, um Sie bei der Anfechtung einer ungerechtfertigten Fehlbestandsforderung zu unterstützen.

Zusammenfassung

Über- und Fehlbestände sind Mengenabweichungen, die auftreten, wenn die Menge der versendeten Waren nicht mit der genehmigten Bestellung übereinstimmt. Überbestände führen zu überschüssigem, nicht genehmigtem Bestand an der Warenannahme, während Fehlbestände bedeuten, dass der Einzelhändler nicht die erwartete Menge erhalten hat. Beide Szenarien können zu kostspieligen Rückbelastungen, Rechnungsabzügen und verschlechterten Vendor-Leistungskennzahlen führen. Ein Verkäufer, der als Vendor agiert, muss einer strengen Qualitätskontrolle Priorität einräumen, um diese Probleme zu vermeiden. Die Implementierung von Doppelzählungen, die Gewährleistung einwandfreier Barcode-Etikettierung und das Senden hochpräziser Vorab-Versandbenachrichtigungen sind effektive Methoden, um Abweichungen zu verhindern, bevor die Waren das Lager jemals verlassen. Wenn eine Fehl- oder Überbestandsmeldung eingeht, ist es entscheidend, diese umgehend zu untersuchen. Durch den Abgleich interner Verpackungsaufzeichnungen und Lieferquittungen von Spediteuren können Sie feststellen, ob der Fehler in Ihrer Einrichtung, während des Transports oder an der Warenannahme aufgetreten ist, sodass Sie ungültige Rückbelastungen effektiv anfechten und Ihre Margen schützen können.