Manchmal markiert Amazon eine FBA-Sendung als empfangen, aber mit weniger Einheiten, als Sie versendet haben. Wenn Sie nicht systematisch darauf reagieren, werden diese Differenzen zu verlorenem Bestand, ungelösten „Untersuchungen“ und potenziell verpassten Erstattungen.

Diese Seite beschreibt einen schrittweisen Workflow für den Umgang mit fehlenden Einheiten: was zuerst zu prüfen ist, wann Fälle bei Amazon eröffnet werden sollten und wie die Untersuchungsphasen nachverfolgt werden, damit Probleme nicht im Sande verlaufen.

„Fehlende Einheiten“ beim FBA-Wareneingang verstehen

„Fehlende Einheiten“ bedeutet normalerweise:

• Ihre Unterlagen zeigen, dass Sie X Einheiten einer SKU in einer bestimmten FBA-Sendung verschickt haben.
• Die Eingangsübersicht von Amazon zeigt, dass weniger Einheiten empfangen wurden als erwartet.
• Der Sendungsstatus kann auf „Geschlossen“ (Closed) oder „Wird empfangen“ (Receiving) mit Abweichungen stehen.

Bevor Sie davon ausgehen, dass Amazon einen Fehler gemacht hat, müssen Sie Ihre eigenen Daten, die Verpackung und die Übergabe an den Frachtführer überprüfen.

Schritt 1 – Überprüfen Sie Ihre eigenen Sendungsdaten

Beginnen Sie mit der Prüfung, ob das, was Sie Ihrer Meinung nach versendet haben, tatsächlich mit dem übereinstimmt, was Sie bei Amazon angemeldet und was Sie verpackt haben.

Sendungsplan und Kartoninhalt-Informationen prüfen

Im Seller Central:

• Bestätigen Sie die FBA-Sendungs-ID und den Marktplatz.
• Überprüfen Sie die erwarteten Einheiten pro SKU in der Sendung.
• Überprüfen Sie, ob die Informationen zum Kartoninhalt mit Ihrer Verpackung übereinstimmen (Einheiten pro Karton, pro SKU).

Wenn die Daten zum Kartoninhalt falsch sind (z. B. 20 Einheiten erfasst, aber nur 10 tatsächlich im Karton), können die „fehlenden Einheiten“ von Amazon das Ergebnis einer echten Abweichung sein.

Packlisten und Kartonanzahl bestätigen

In Ihren eigenen Unterlagen:

• Vergleichen Sie die Mengen auf der Packliste mit dem FBA-Sendungsplan.
• Bestätigen Sie die Anzahl der Kartons (wie viele Kartons Sie tatsächlich verladen haben).
• Prüfen Sie, ob in letzter Minute Kartons ausgeschlossen wurden (beschädigt, zurückgelassen), ohne den Sendungsplan zu aktualisieren.

Wenn Sie feststellen, dass Sie weniger Einheiten als geplant versendet haben, passen Sie Ihre Erwartungen entsprechend an und notieren Sie den internen Grund.

Schritt 2 – Übergabe an den Frachtführer validieren

Sobald Sie sicher sind, dass Ihre internen Zahlen korrekt sind, bestätigen Sie, dass die Sendung korrekt an den Frachtführer und an Amazon übergeben wurde.

Abhol- und Zustellnachweis

Sammeln Sie die Dokumente des Frachtführers:

• Abholbestätigung oder Ladeliste, auf der die Anzahl der Paletten/Kartons erfasst ist.
• Frachtbrief (BOL/CMR) mit Ihren Sendungsdetails und Unterschriften.
• Ablieferbeleg (POD) und eventuelle Notizen, die am Amazon-Standort gemacht wurden.

Überprüfen Sie, ob:

• Die Anzahl der Paletten/Kartons auf den Dokumenten mit dem übereinstimmt, was Sie senden wollten.
• Es keine Kommentare gibt, die auf beschädigte oder fehlende Paletten bei der Ankunft hinweisen.

Wenn die Papiere des Frachtführers weniger Paletten als geplant aufweisen oder eine Palette abgelehnt/beschädigt wurde, kann dies einige oder alle der fehlenden Einheiten erklären.

Unversehrtheit von Paletten und Kartons

Wo möglich, überprüfen Sie:

• Die Paletten wurden beim Versand ordnungsgemäß versiegelt und verpackt.
• Bei der Ankunft wurden keine offensichtlichen Schäden oder Brüche gemeldet.
• Paletten-IDs, Etiketten und Sendungs-IDs stimmen mit Ihren Unterlagen überein.

Wenn Sie routinemäßig Fotos von Paletten bei der Verladung machen, beziehen Sie diese in Ihre interne Prüfung ein. Dies ist später besonders nützlich, wenn Sie sich entscheiden, einen Fall zu eröffnen.

Schritt 3 – Suchen Sie nach falsch verpackten oder zurückgelassenen Einheiten

Bevor Sie Amazon kontaktieren, stellen Sie sicher, dass sich die fehlenden Einheiten nicht noch in Ihrem eigenen Netzwerk befinden.

Prüfen Sie:

• Bereitstellungszonen und Laderampen auf Kartons, die etikettiert, aber nie verladen wurden.
• Andere Sendungen um dasselbe Datum herum, für den Fall, dass Kartons der falschen FBA-Sendungs-ID zugeordnet wurden.
• Den Bestand in Ihrem Lager oder bei Ihrem 3PL (zum Beispiel FLEX.) auf unerwartet vorrätige Einheiten der betroffenen SKU.

Wenn Sie feststellen, dass Kartons in eine andere Sendung fehlgeleitet oder zurückgelassen wurden, korrigieren Sie Ihre Daten und entscheiden Sie, ob Sie eine neue FBA-Sendung erstellen oder sie mit der nächsten zusammenlegen.

Schritt 4 – Einen Fall bei Amazon eröffnen

Wenn Ihre internen Prüfungen und die des Frachtführers Ihre Zahlen bestätigen und Sie immer noch fehlende Einheiten feststellen, ist es an der Zeit, einen Fall zu eröffnen.

Zeitpunkt und Berechtigung

Bevor Sie einen Fall eröffnen, überprüfen Sie:

• Die Sendung hat einen Status erreicht, in dem ein Abgleich zulässig ist (z. B. „Geschlossen“ oder nach einer festgelegten Empfangsfrist).
• Sie befinden sich noch innerhalb des Reklamationsfensters von Amazon für Abweichungen beim Wareneingang.

Wenn Sie einen Fall zu früh (während der Wareneingang noch läuft) oder zu spät (nach dem Reklamationsfenster) eröffnen, verringert sich die Chance auf eine saubere Lösung.

Informationen, die im Fall enthalten sein sollten

Um die Untersuchung effizient zu halten, fügen Sie Folgendes bei:

• FBA-Sendungs-ID und Marktplatz.
• SKUs/ASINs und Mengen, von denen Sie glauben, dass sie fehlen.
• Kurze Zusammenfassung dessen, was Sie versendet haben im Vergleich zu dem, was Amazon erfasst hat.
• Packliste und Karton-/Palettenaufschlüsselung (unterstützende Dokumente).
• BOL/CMR des Frachtführers und Lieferbestätigung.
• Fotos von Paletten/Kartons bei der Verladung, mit sichtbaren Etiketten.
• Interne Gewichtsaufzeichnungen oder Wiegescheine (falls vorhanden).

Halten Sie die Erklärung kurz und sachlich: „Wir haben in dieser Sendung 200 Einheiten der SKU X versendet, Kartoninhalt und Packliste sind beigefügt. Amazon hat 150 Einheiten erhalten. Bitte untersuchen Sie die fehlenden 50 Einheiten.“

Schritt 5 – Untersuchungsphasen nachverfolgen

Sobald ein Fall geöffnet ist, verliert man leicht den Überblick, welche Sendungen noch geprüft werden und welche weiterverfolgt werden müssen.

Eine einfache Nachverfolgung in einem gemeinsamen Register oder einer Tabelle kann Folgendes umfassen:

• FBA-Sendungs-ID.
• Versand- und Empfangsdatum.
• Datum, an dem die Abweichung festgestellt wurde.
• Geöffnete Fall-ID(s).
• Aktueller Fallstatus und Datum der letzten Antwort.
• Erinnerungen zur Nachverfolgung, wenn Amazon nicht innerhalb des angegebenen Zeitrahmens antwortet.

Auf diese Weise können Sie sehen, welche Fälle ausstehen, welche gelöst wurden (Erstattung, Bestandsanpassung oder Ablehnung) und wo Muster auftreten (bestimmte Fulfillment Center, Frachtführer oder SKUs).

Ergebnisse und Muster aufzeichnen

Notieren Sie für jeden abgeschlossenen Fall:

• Ergebnis – erstattet, Bestand angepasst, abgelehnt.
• Ablehnungsgrund (falls angegeben).
• Jegliche Hinweise auf die Fehlerursache aus der Antwort von Amazon.

Im Laufe der Zeit können Sie Trends erkennen: wiederkehrende Probleme mit einem bestimmten Fulfillment Center, bestimmten Produkttypen oder spezifischen Verpackungsmethoden. Diese Muster sind nützlich, um Ihre Vorbereitung und Dokumentation für zukünftige Sendungen zu verbessern.

Zusammenarbeit mit einem 3PL wie FLEX.

Wenn Sie einen 3PL wie FLEX. nutzen, um FBA-Sendungen vorzubereiten und zu versenden:

• Vereinbaren Sie, dass sie die Dokumentation für jede Ladung erfassen und speichern (Packlisten, Palettenfotos, Gewicht, falls zutreffend).
• Stellen Sie sicher, dass sie schnell Beweise liefern können, wenn ein Fall von fehlenden Einheiten auftritt.
• Stimmen Sie sich über einen Prozess für die interne Untersuchung ab, bevor Sie Fälle bei Amazon eröffnen.

Dies erleichtert die Zusammenstellung einer aussagekräftigen Fallakte und reduziert die Zeit, die Sie damit verbringen, Wochen nach dem Versand zu rekonstruieren, was passiert ist.

Zusammenfassung

Diese Seite beschreibt einen strukturierten Workflow für den Umgang mit Situationen, in denen Amazon weniger empfangene Einheiten meldet, als Sie versendet haben.

Der Prozess beginnt mit der Überprüfung Ihrer eigenen Sendungsdaten und Verpackung, der Bestätigung der Abhol- und Lieferprotokolle des Frachtführers und der Prüfung auf falsch verpackte oder zurückgelassene Kartons. Wenn die Abweichung bestehen bleibt, eröffnen Sie einen Fall bei Amazon mit einem klar dokumentierten Paket aus Sendungsdetails, Frachtführer-Dokumenten und allen Fotos oder Gewichten, die Sie haben. Die Nachverfolgung jedes Falles und seines Ergebnisses in einem einfachen Register hilft Ihnen, Untersuchungen im Laufe der Zeit zu verwalten und Muster zu erkennen, die die Genauigkeit zukünftiger FBA-Anlieferungen verbessern können.