Ein Amazon Vendor Routing Request ist eine formelle Benachrichtigung, die von einem 1P-Vendor (First-Party) an Amazon gesendet wird, um zu signalisieren, dass eine Bestellung (Purchase Order) verpackt, etikettiert und abholbereit ist. Dieser Prozess ist ein entscheidender Schritt für Unternehmen, die nach dem Amazon Vendor Central-Modell arbeiten, bei dem Amazon als Einzelhändler und der Verkäufer als Großhandelslieferant agiert. Die korrekte Abwicklung dieser Anfragen stellt sicher, dass Sendungen pünktlich abgeholt werden, und hilft dabei, finanzielle Strafen im Zusammenhang mit logistischer Nichteinhaltung zu vermeiden.

Die Rolle von Routing Requests in Vendor Central

Im 1P-Modell verwaltet Amazon in der Regel die Frachtbewegung vom Lager des Vendors oder 3PL zum Amazon-Logistikzentrum. Im Gegensatz zum 3P-Modell (Third-Party), bei dem Verkäufer oft ihre eigenen Frachtführer wählen, müssen Vendoren innerhalb des von Amazon verwalteten Transportnetzwerks arbeiten. Der Routing Request dient als Brücke zwischen der physischen Warenvorbereitung des Vendors und der Transportplanung von Amazon.

Wenn ein Vendor einen Routing Request einreicht, stellt er dem Transportteam von Amazon im Wesentlichen die Daten zur Verfügung, die für die Zuweisung eines Frachtführers und eines Abholfensters erforderlich sind. Diese Daten umfassen das Gesamtgewicht, die Anzahl der Paletten, die Abmessungen und den spezifischen Abholort. Ohne einen bestätigten und erfolgreichen Routing Request wird kein Frachtführer entsandt, und der Vendor riskiert möglicherweise, das in der ursprünglichen Bestellung definierte Versandfenster zu verpassen.

Wann ein Routing Request eingereicht werden sollte

Das Timing ist einer der wichtigsten Faktoren im Routing-Prozess. Amazon erwartet von den Vendoren, dass sie Routing Requests innerhalb bestimmter Zeitfenster einreichen, um ihren Transportalgorithmen genügend Zeit zu geben, Ladungen zu konsolidieren und Fahrer zuzuweisen. Eine zu frühe oder zu späte Einreichung kann zu „Chargebacks“ (Rückbelastungen) führen. Das sind Gebühren, die Amazon von der Zahlung des Vendors abzieht, wenn dieser die operativen Richtlinien nicht einhält.

Standard-Einreichungsfenster

Im Allgemeinen sollte ein Routing Request mindestens 24 bis 48 Stunden vor dem erwarteten Abholdatum eingereicht werden, obwohl dies je nach spezifischer Vereinbarung des Vendors und geografischer Region variieren kann. Vendoren sollten in ihrem Vendor-Handbuch nach den genauen Vorlaufzeiten suchen. In der Praxis ist das Einreichen der Anfrage, sobald das endgültige Gewicht und die Abmessungen der verpackten Bestellung bekannt sind, der sicherste Ansatz, um sicherzustellen, dass die Sendung dem auf der Bestellung angegebenen „Versandfenster“ (Ship Window) entspricht.

Vorbereitung für die Abholung

Ein Routing Request sollte nur eingereicht werden, wenn der Bestand auch wirklich abholbereit ist. Sobald die Anfrage gesendet wurde, geht das System von Amazon davon aus, dass die Waren bereitgestellt und etikettiert sind. Wenn ein Frachtführer eintrifft und die Sendung nicht bereit ist, kann dem Vendor eine Gebühr für „Fahrzeugwartezeit“ (Vehicle Waiting) oder ein „No Show“-Chargeback berechnet werden. Daher muss die physische Vorbereitung der Paletten eng mit der digitalen Einreichung in Vendor Central abgestimmt sein.

Wie der Routing-Prozess in der Praxis funktioniert

Der Prozess beginnt, sobald ein Vendor eine Bestellung (PO) annimmt und den Verpackungsprozess abschließt. Sobald die Artikel verpackt und palettiert sind, meldet sich der Vendor im Vendor Central-Portal an, um die endgültigen Versanddetails anzugeben. Dieser Übergang vom „Auftragsmanagement“ zum „Sendungsmanagement“ ist der Punkt, an dem der Routing Request stattfindet.

Nach dem Einreichen der Anfrage erhält sie den Status „Ausstehend“ (Pending). Das Transportmanagementsystem von Amazon bewertet dann die Sendung und weist sie einem bestimmten Frachtführer zu. Dieser Frachtführer kann ein LKW der Marke Amazon oder ein Drittpartner wie UPS, FedEx oder ein regionaler LTL-Anbieter (Less-Than-Truckload) sein. Sobald ein Frachtführer zugewiesen wurde, wird der Status in Vendor Central auf „Geroutet“ (Routed) aktualisiert und der Vendor erhält einen Frachtbrief (Bill of Lading, BOL) oder einen Abholtermin.

Routing für Paketsendungen vs. LTL

Der Routing-Prozess unterscheidet sich je nach Größe der Sendung geringfügig. Paketsendungen (einzelne Kartons) durchlaufen oft einen stärker automatisierten Routing-Pfad, der manchmal eine sofortige Etikettenerstellung ermöglicht. Für LTL- oder Komplettladungs-Sendungen (Full Truckload, FTL) ist der Routing Request jedoch zwingend erforderlich, um die manuelle Zuweisung eines Frachtführers auszulösen. Bei diesen größeren Sendungen ist die Angabe genauer Palettenanzahlen unerlässlich, da der Frachtführer mit einem bestimmten reservierten Platz auf seinem Anhänger ankommt.

Schritt-für-Schritt: Wie man einen Routing Request einreicht

Um eine Sendung erfolgreich zu routen, muss ein Vendor eine bestimmte Abfolge innerhalb des Vendor Central-Dashboards befolgen. Genauigkeit bei diesen Schritten ist von entscheidender Bedeutung, um Unstimmigkeiten zu vermeiden, die zu Annahmeverzögerungen im Logistikzentrum führen.

Eingabe der Versanddetails

Der erste Schritt besteht darin, zur Registerkarte „Bestellungen“ (Orders) zu navigieren und „Sendungen“ (Shipments) auszuwählen. Von hier aus wählt der Vendor die Bestellungen aus, die er versenden möchte. Das System fragt nach der Absenderadresse („Ship-From“). Wenn der Vendor einen 3PL verwendet, muss diese Adresse der Lagerstandort des 3PL sein. Der Vendor gibt dann die Gesamtzahl der Kartons, das Gesamtgewicht und die Gesamtzahl der Paletten ein.

Bestätigung des Versandbereitschaftsdatums

Der Vendor muss ein „Bereitschaftsdatum“ (Ready Date) auswählen. Dies ist das Datum, an dem der Bestand für einen Fahrer bereit an der Laderampe steht. Es ist wichtig, die Betriebszeiten des Lagers zu berücksichtigen; wenn ein Lager um 16:00 Uhr schließt, muss die Sendung deutlich vor dieser Zeit bereit sein. Nach Eingabe dieser Details klickt der Vendor auf „Routing Request einreichen“ (Submit Routing Request).

Überwachung des Routing-Status

Nach dem Einreichen muss der Vendor die Seite „Sendungen“ (Shipments) auf Aktualisierungen überwachen. Sobald Amazon einen Frachtführer zuweist, ändert sich der Status in „Frachtführer zugewiesen“ (Carrier Assigned) oder „Geroutet“ (Routed). In dieser Phase kann der Vendor den von Amazon generierten Frachtbrief (BOL) herunterladen. Dieses Dokument muss ausgedruckt und dem Fahrer bei der Abholung übergeben werden. Ohne diesen spezifischen BOL kann die Sendung bei der Ankunft im Amazon-Logistikzentrum abgelehnt werden.

Häufige Probleme und wie man sie vermeidet

Auch erfahrene Vendoren haben manchmal Probleme mit Routing Requests. Die meisten Probleme resultieren aus Datenungenauigkeiten oder Timing-Fehlern. Das Verständnis dieser Fallstricke kann einem Vendor helfen, einen hohen „Operational Excellence“-Score im Amazon-System aufrechtzuerhalten.

Ungenaue Gewichte und Abmessungen

Eine der häufigsten Ursachen für Chargebacks ist eine Diskrepanz zwischen dem Routing Request und der tatsächlichen Sendung. Wenn ein Vendor ein Routing für fünf Paletten anfordert, dem Fahrer aber nur vier präsentiert, kann Amazon eine Gebühr für „Ungenaue Routing-Informationen“ erheben. Um dies zu vermeiden, sollten Vendoren die Anfrage erst einreichen, nachdem die Paletten aufgebaut und foliert wurden, um sicherzustellen, dass die Maße präzise sind.

Verpassen des Versandfensters

Jede Bestellung hat ein „Versandfenster“ (Ship Window) oder ein „Muss eintreffen bis“-Datum (Must Arrive By). Wenn der Routing Request zu spät im Fenster eingereicht wird, kann Amazon möglicherweise keinen Frachtführer mehr zuweisen, bevor das Fenster abläuft. Um dies zu verhindern, sollten Vendoren darauf abzielen, das Routing am ersten oder zweiten Tag des Versandfensters einzureichen. Wenn eine Verzögerung unvermeidlich ist, ist es oft besser, über Vendor Central eine PO-Verlängerung zu beantragen, bevor sich das Fenster schließt, auch wenn diese nicht immer gewährt wird.

Wie FLEX. in diesen Prozess passt

Für Vendoren, die kein eigenes Lager verwalten, kann ein 3PL wie FLEX. die gesamte physische und administrative Seite des Routing-Prozesses übernehmen. FLEX. kann Massenbestände empfangen, lagern und dann einzelne Bestellungen gemäß den strengen 1P-Standards von Amazon kommissionieren und verpacken.

Wenn ein Vendor eine Bestellung (PO) erhält, kann FLEX. die Paletten vorbereiten und dem Vendor die genauen Gewichte und Abmessungen zur Verfügung stellen, die für den Routing Request benötigt werden. Alternativ kann sich FLEX., wenn der Vendor den erforderlichen Zugang gewährt, in das Sendungsmanagement-Portal einloggen, um den Routing Request im Namen des Vendors einzureichen. Da FLEX. mit den Anforderungen für Amazon-Frachtbriefe (BOLs) und die Palettenetikettierung (wie SSCC-Etiketten) vertraut ist, wird das Risiko von Non-Compliance-Chargebacks erheblich reduziert.

Zusammenfassung

Ein Amazon Vendor Routing Request ist der obligatorische Prozess, mit dem 1P-Vendoren Amazon darüber informieren, dass eine Sendung abholbereit ist. Er beinhaltet die Bereitstellung genauer Daten bezüglich der Sendungsgröße, des Gewichts und des Abholorts über Vendor Central. Diese Anfrage ermöglicht es Amazon, die Frachtlogistik zu koordinieren und einen Frachtführer mit der Abholung der Waren beim Vendor oder seinem 3PL zu beauftragen.

Verkäufer sollten diesen Prozess für jede Großhandelsbestellung verwenden, die über die Vendor Central-Plattform verwaltet wird, und sicherstellen, dass sie die Anfrage innerhalb der erforderlichen Vorlaufzeitfenster einreichen. Eine genaue Dateneingabe und eine rechtzeitige Einreichung sind die effektivsten Wege, um Amazon-Chargebacks zu vermeiden und sicherzustellen, dass der Bestand ohne Verzögerung die Logistikzentren erreicht. Die physische Vorbereitung der Waren synchron mit dem digitalen Routing-Status zu halten, ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen 1P-Logistikbetrieb.